04/11/2008

Questões da prova Noções de Arquivo- Ministério da Saúde-2008- CESPE UNB

No que se refere à conservação preventiva de documentos em arquivos, julgue os itens a seguir:

97. A higienização de documentos é um procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados em uma atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade.

98. A higienização e o acondicionamento são ações de conservação dos documentos.

99. O ar seco e a umidade são fatores de enfraquecimento do papel

100. A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos.

GABARITO

97-E; 98-C; 99 C; 100-E.

Noções de Arquivo- Teoria das três idades

A teoria das três idades, sistematizadas pelos norte americanos nos anos 70 do século vinte, é um ponto de chegada natural dos estudos arquivísticos que, desde o século dezenove, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentação de gestão e a  documentação destinada a ser preservada para fins de pesquisa.

A teoria das três idades corresponde à sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. È uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.

ARQUIVOS CORRENTES:
A primeira idade corresponde à produção do documento, sua tramitação , a finalização de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O conteúdo desse documento, o chamado valor primário, coincide com as razões de sua criação.
As funções ou tarefas arquivísticas dessa fase são o apoio à produção e à tramitação, a classificação o servir à consulta administrativa (que é freqüente), a primeira guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade e  as atividades de Protocolo: Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso a informação:

Recebendo e classificando o documento: efetuando a separação dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular;
Documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários;
Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.


ARQUIVOS INTERMEDIÁROS:
A passagem do documento da primeira à segunda idade denomina-se transferência e indica o fim de seu valor primário; é quando já terminaram os direitos produzidos por sua criação.
Os documentos passam, então, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primário, mas,  por razões mais jurídicas que administrativas.
Vantagens para implantação de depósitos de arquivamento intermediário:
Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando:
Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;
Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;
Racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais;
Resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração;
Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.

Tabela de Temporalidade: È o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente.
A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

ARQUIVOS PERMANENTES:
A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se recolhimento.
Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor secundário.
Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados.
http://arquivoememoria.wordpress.com/tag/arquivo/

O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.
São conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas. Passam a “conviver” uns com outros: constituindo-se em fundos.
Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.
Principais atividades dos Arquivos Permanentes:
Arranjo:
a operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos documentais.
Hierarquia da atividade de arranjo: Fundo; Seção; Subseção; Série; Subséries.
Descrição: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.
Instrumentos de Pesquisa: Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, seção, subseção, séries, subséries e peças documentais existentes em um arquivo permanente com a finalidade de controle e acesso ao acervo.
A norma Isad(g) International Standard Archival Description (General).
Trata-se de normas de descrição estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.
Elementos recomendados pela Isad(g):
Área de identificação (nome e nível da unidade que está sendo descrita; suas datas de produção ou datas-limite, segundo o caso; sua dimensão e sua codificação, se houver);
Área de contexto de produção (nome da entidade/pessoa física, história administrativa/biografia, história custodial (ou arquivística) e origem do recolhimento/aquisição);
Área de conteúdo e estrutura (os assuntos tratados e as espécies documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informações sobre alterações na dimensão do conjunto);
Área de acesso e uso (condições legais, estado físico do suporte, idiomas, outras descrições já publicadas);
Área de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados aos descritos)
Área de notas (outras informações importantes que não se acham nas outras áreas).

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objetos, princípios e rumos.São Paulo, Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002. (Scripta – textos de interesse para os profissionais de arquivo e áreas afins).
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. – 2.ed. rev.e ampliada.- Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2004.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Norma internacional de descrição arquivística. 2.ª ed.rev. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000.
Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos. Ana Celeste Indolfo, Ana Maria Valéria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mônica Medrado da Costa, Verone Gonçalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado/ Imprensa Oficial do Estado, 1998.

Questões da prova- Noções de Arquivo- Ministério da Saúde-2008- CESPE UNB

As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda,mensalmente, cerca de trinta novas caixas - arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.


Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.


81. Os documentos acumulados por órgãos públicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são considerados arquivos públicos.


82 Na situação apresentada, a aplicação da teoria das três idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos.


83. A gestão de documentos tem como fases básicas a produção, a conservação e utilização a destinação.


84. A legislação arquivística brasileira, apesar do grande avanço, não considera os arquivos como instrumento de apoio á administração.

85. A unidade em questão poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorização;

86. Na situação considerada, devido á quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente.

87. O arquivo setorial é aquele estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

88. Na situação em apreço, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade é público, embora exista restrição de acesso apenas para os documentos considerados permanentes.

89. O registro dos documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida como de arquivo especializado.

90. As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

91. Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o término do seu prazo de guarda.

92. O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo protocolo.

93. O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento.

94. O dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto(ação,evento,pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

95. O dossíê é um documento do gênero iconográfico.

96. O conjunto de operações técnicas referentes á produção, á tramitação, ao uso avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.

GABARITO:

81- C; 82 -C ; 83-C; 84 - E; 85- E; 86-C; 87 - C; 88- E; 89- E; 90 -E; 91-E; 92 - C ; 93 -E; 94-C ; 95-E ; 96-C.