04/07/2009

Gerenciamento de Informação ligada aos arquivos governamentais

A Lei de Arquivos: Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 reafirma os princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicação da informação governamental, estabelecendo um marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas e a criação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ,

Capítulo I, Art. 1º: “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Capítulo I, Art. 3º: “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A gestão de documentos significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico

O documento de arquivo tem igualmente uma dimensão informativa, a qual é objecto de uma utilização crescente no quadro organizacional, social e cultural. A evidência da conexão que existe entre a gestão de informação e de documentos, que se manifesta, por exemplo, na atribuição de privilégios de acesso ou nas decisões de avaliação, conduz a que se reconheça no eficiente desempenho da função de gestão de documentos propriedades essenciais à modernização das administrações produtoras, ao pleno exercício da cidadania, bem como à salvaguarda de importante fundamento da memória colectiva. (CONSELHO SUPERIOR DE AQUIVOS, 1999, p. 2)

A função de gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação envolve as fases: de produção, de utilização, conservação e destinação. É regida pela comissão de avaliação documental, na qual o arquivista conta com a assessoria de administradores, juristas e historiadores.

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) indica os prazos de vigência e de vida dos documentos, segundo as respectivas tipologias e funções. Baseada na legislação em geral, nas normas internas do órgão e, sobretudo, na própria finalidade dos documentos em questão, nela se fixa critérios e justificativas para que se possam eliminar documentos desnecessários ao órgão de origem e sem interesse para a pesquisa histórica e os que restarem são os de valor permanente, ou seja, documentos históricos.

Conforme a Resolução 14 do CONARQ (2001), em seu Art. 3º: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência, conforme determina o Art. 9º da Lei nº. 8.159 e de acordo com a Resolução nº. 7, do CONARQ (1997), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.”

As instituições arquivísticas públicas brasileiras são voltadas quase que exclusivamente para guarda de documentos, e praticamente não há relações com o conjunto da administração pública com vistas ao exercício de funções, além dos problemas de legislação e espaço físico e da escassez de pessoal qualificado até a ausência de instrumentais básicos para a operacionalização dos sistemas. Por isso, torna-se necessária a elaboração de procedimentos básicos que possibilitem a recuperação de informações contidas em documentos de valor intermediário e permanente.

Os atos normativos aprovados e disseminados pelo CONARQ vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública.

É relevante o entendimento das definições e dos limites da informação arquivística no ambiente organizacional, reconhecendo os elementos que ajudam a caracterizar a informação arquivística.

Toda organização no desenvolvimento de suas atividades, definidas a partir da missão , produz e recebe informações, que podem ser verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magnética, o vídeo, o disco ótico ou o microfilme.

As principais características da informação arquivística organizacional é que ela deve
ser registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações.
O que as caracteriza uma informação orgânica é a ligação umbilical que ela têm com a atividade que a gerou. Por exemplo, no Setor de Recursos Humanos são armazenadas uma quantidade relativamente grande de informações: o registro da freqüência dos empregados, o registro do pagamento de salários, encargos sociais etc. Essas informações são mantidas, produzidas, revisadas a partir das atribuições regimentais do setor, que é de gerenciar os recursos humanos. São orgânicas. Entretanto, é possível encontrar outras informações que são mantidas no setor para subsidiar as suas ações, tais como: Diário Oficial da União, Coleção IOB, Manual da RAIS, CLT, dentre outras. São, portanto, informações não orgânicas.
Neste sentido, vale ressaltar a importância da utilização da informação orgânica por parte da administração pública, como sendo fonte primordial de informação relevante diretamente relacionada e proporcional a tomada de decisão de seus usuários. Quanto maior o teor da informação orgânica, melhor os resultados das decisões. Informação certa, em tempo certo e para o usuário certo, é um diferencial para rápida e eficiente tomada de decisão da organização.

A gestão de documentos tem como finalidade promover a recuperação da informação em qualquer suporte documental e quando viável à instituição, otimizando o espaço físico mediante a utilização da aplicabilidade das novas tecnologias de informação.
Porém antes de atender a uma gestão de documentos que envolva a microfilmagem ou digitalização de documentos, vale lembrar que:
Decisões quanto à fixação de procedimentos documentais ao nível da organização e descrição, da utilização, da avaliação e selecção, ou até da conservação a longo prazo, não podem continuar a ser integralmente deixadas para uma fase posterior à criação dos documentos, sob pena de se comprometer em definitivo a capacidade de controle e a garantia de acesso continuado aos documentos. (CONSELHO SUPERIOR DE AQUIVOS, 1999, p. 2)

Política de Acesso à Informação Arquivística
A questão dos arquivos públicos no Brasil passa a ter um tratamento constitucional a partir da promulgação da Constituição Federal de 1946, limitando-se, no entanto, a tratar de documentos de valor histórico, abrindo, pela primeira vez, espaço para as discussões sobre o documento enquanto acervo arquivístico.
Na Constituição de 1988 foi assegurado o acesso à informação com a preocupação
de resguardar o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional (Art. 5, incisoXIV).
Ao mesmo tempo, a Constituição atribui à administração pública a incumbência da
gestão dos documentos governamentais para franquear sua consulta a quantos dela necessitem
(Art. 216, inciso V, § 2).

Esses dispositivos viabilizaram pela primeira vez no Brasil, o estabelecimento dos princípios para uma política de arquivo, que resultou na Lei n. 8.159, de 1991.

Vale aqui lembrar, que a Lei 8.159/91, em seu Artigo Primeiro, declara que é dever do poder público não só a proteção dos documentos de arquivo, como a gestão documental, e transfere para as instituições arquivísticas a competência para administrar a documentação pública ou de caráter público.

Quanto ao direito à informação, é determinado que:
Todos têm o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivo que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como a inviolabilidade de intimidade, da vida privada, da honra e da imagem da pessoa. (BRASIL. Constituição, Art. 5, inciso XXXIII, 1988)
No entanto, no Art. 7º da Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, que “regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituição Federal e dá outras providências”, esclarece que:
Os documentos públicos que contenham informações relacionadas à intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas, e que sejam ou venham a ser de livre acesso poderão ser franqueados por meio de certidão ou cópia do documento, que expurgue ou oculte a parte sobre a qual recai o disposto no inciso X do caput do art. 5o da Constituição Federal. (BRASIL. Lei nº. 11.111, de 5 de maio de 2005)
Ao abordar o acesso e sigilo dos documentos públicos, em seu capítulo V, artigo 22, a Lei 8.159/91 assegura o direito de acesso a esses documentos: “É assegurado direito de acesso aos documentos públicos”.
Contudo, com o objetivo de definir a Política Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando a gestão documental e proteção especial aos documentos de arquivo, a Lei 8.159/91 cria também o Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ), como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivo - SINAR.

Legislação Brasileira de Acesso aos Arquivos
Atualmente, utilizam-se um conjunto de dispositivos legais, decretos, leis e resoluções, regulamentando o acesso aos documentos e questões relacionadas aos arquivos.
No Brasil, historicamente, a consulta a tais documentos de arquivos era vedada.
No período republicano até o advento da lei de arquivos, em 1991, cada instituição fazia o seu próprio regulamento, porém sem haver nenhuma iniciativa no sentido de legislar sobre o assunto por parte do governo. O segredo do estado, bem como o direito à privacidade, são limites estabelecidos ao direito à informação que precisam ser tratados de forma sigilosa para não por em risco a democracia. Todavia, nem o segredo de estado, nem a inviolabilidade da vida privada, autorizam o país a exorbitar no controle do direito à informação.
Em 1988, com a nova constituição da república, surge o direito a informação em documentos de arquivo. O hábeas data é criado pela constituição para assegurar o acesso às informações sobre sua pessoa existentes nos órgãos da administração pública. A lei de arquivos foi um avanço à questão do acesso aos documentos de arquivos.
Vale aqui mencionar que o reconhecimento do direito de acesso à informação leva, como um desaguadouro natural, à consagração do princípio da transparência administrativa.